Beter communiceren - Je communiceert altijd...
‘Vergeten jullie niet om aan het einde je mobieltje weer aan te zetten?’ Deze variant ooit gezien op de beamer bij aanvang van die vergadering of presentatie? Niet? Zie je wel, zo kan het dus ook. In dit artikel handige tips om communiceren met elkaar net even wat ‘lekkerder’ te laten lopen.
Loop vaker binnen en praat!
Je collega zit op etage 1, jij op etage 3. Achter je laptop en de e-mail open op je taakbalk. Makkelijk om die collega maar even te mailen over die belangrijke kwestie of om je mening nog eens te geven over dat geschil wat gaande is. Dat kan, maar besef je dan wel dat zelfs de meest simpele zin in die e-mail door de ander al snel op verschillende manieren geïnterpreteerd kan worden. Jij bent er echter van overtuigd dat de lezer de door jouw geformuleerde zin alleen maar en écht maar op die ene manier kan begrijpen. Maar de ander spreekt die zin vervolgens helemaal anders uit in zijn hoofd, dan jij je zelf had voorgesteld. Bij jou klonk die zin toch veel prettiger? Gevolg: ruis op de lijn. ‘Nee man, maar zo bedoelde ik het niet! Hij begrijpt het totaal verkeerd!’ Vervelend. En in meer beladen situaties, is het kwaad dan al geschiedt.
Als je naar beneden was gelopen, of had gebeld, was het waarschijnlijk in één keer raak geweest en had de ontvanger jouw boodschap precies geïnterpreteerd zoals jij het wilde of hoopte. Mailen is de makkelijkste manier. Je vinger kan altijd naar de backspace knop, je kunt zinnen controleren en verbeteren, maar klank, intonatie en kleur toevoegen, dat gaat niet. Je moet al snel een bovengemiddelde schrijver zijn om alle mogelijke misvattingen en verkeerde interpretaties n.a.v. een geschreven zin dicht te metselen. Dat de lezer maar één weg in kan. Miscommunicatie kruipt maar wat graag in die persoonlijke mail. Maak het dus face to face, zolang het kan en het binnen je bereik ligt. Dat schept ook veel meer een band.
Jouw luisteraar krijgt er een goed gevoel van als je aan het begin van een tweede gesprek wat je met hem hebt, eens terugblikt naar wat er in het eerste gesprek voorbij is gekomen. ‘…De vorige keer dat wij elkaar spraken, gaf jij aan dat…’. De ontvanger voelt zich serieus genomen, omdat jij zaken hebt onthouden. Vat ook samen tijdens het gesprek, zodat de ontvanger een bevestiging krijgt dat jij actief luistert. ‘.. Dus als ik het goed begrijp, vindt jij dat…’. De ander zal bevestigen of eventueel aanvullen.
Die eerste dertig seconden
Rechte rug, ferme handdruk, prettig stemgebruik, open blik. Je uiterlijke presentatie is belangrijk tijdens die eerste ontmoeting. Mensen interpreteren megasnel, in een split second. Een beeld is supersnel geschetst. Soms zelfs een verkeerd beeld. Jammer, maar soms is dat wél de opbrengst. Dus probeer op je stemgebruik te letten als je die kamer binnenloopt voor dat sollicitatiegesprek. Mijdt een monotone spraakklank. De kans op afhaken bij de ontvanger is aanwezig als teveel van wat jij afvuurt één en dezelfde klank heeft en zich op dezelfde golflengte bevindt. Denk aan je intonatie, maar blijf altijd jezelf. Ga niet praten op een manier die helemaal niet bij je past. Dan zak je door het ijs.
Praat vanuit jezelf en wijs naar jezelf
Iemand anders zendt een boodschap naar jou als ontvanger en jij krijgt er een onprettig gevoel van. Tijdens een aanvaring op de werkvloer bijvoorbeeld. Wellicht ben je geneigd om vanuit een verdedigende houding al snel naar de ander te wijzen. ‘Maar jij zegt dit en dat moet je eens niet doen’. Wat je beter kunt doen, is te allen tijde vanuit je eigen gevoel spreken. ‘Ik krijg er een onprettig gevoel van, als jij me op die manier aanspreekt.’ De ander kan van alles in twijfel trekken, kan op van alles reageren, maar kan nooit voor jou spreken als het om jouw gevoel gaat. Want dat gevoel, voel alleen jij.
Auteur: Joris van Laarhoven